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26 mars 2014 | Québec
Toute organisation, quelle qu’elle soit, a besoin de l’expertise de professionnelles du soutien administratif aguerries pour pouvoir fonctionner efficacement. Dans le monde d’aujourd’hui, aucun organisme, entreprise ou corporation ne saurait se passer de l’expertise de ces personnes. Les secrétaires, réceptionnistes, assistantes ou autres adjointes administratives sont tellement sollicitées que tous ces postes font continuellement partie de ceux qui figurent parmi les plus demandés dans l’ensemble de la province de Québec. La multiplication des entreprises du secteur des services compte pour beaucoup dans ces perspectives favorables. À tel point que les places pour les nouvelles recrues ne risquent pas de disparaître de sitôt.
Soyons clairs : même si les hommes y sont présents, le soutien administratif est un univers essentiellement féminin qui regroupe des employées dévouées qui aiment les défis. Il ne s’agit pas, ici, d’une mince affaire car suite aux avancées technologiques, les exigences des employeurs sont de plus en plus élevées. Par conséquent, les finissantes doivent démontrer des compétences dans des domaines de plus en plus pointus, tout en demeurant de bonnes généralistes capables de répondre au téléphone, d’accueillir les clients et de taper des documents en quatrième vitesse.
Dans bien des cas, au lieu d’éliminer complétement la fonction, l’utilisation des nouvelles technologies est venue enrichir les tâches et accroître les responsabilités du personnel. Lorsqu’on occupe un poste de soutien administratif, il ne s’agit plus uniquement de faire des photocopies ou d’apporter le café mais aussi de faire la mise à jour de sites Web, de monter des bases de données et d’organiser divers événements. Il faut dire que le travail de bureau est de plus en plus décloisonné de nos jours. Au lieu d’embaucher une réceptionniste, un commis comptable et une adjointe administrative ayant chacun des tâches spécifiques, les employeurs préfèrent souvent embaucher un personnel de bureau spécialisé mais rompu à tous les aspects du soutien administratif. Les offres d’emploi indiquent d’interminables descriptions de tâches jumelées à de lourdes exigences en matière de connaissances notamment en comptabilité, en gestion et en informatique. Les personnes sans compétences minimales en soutien administratif risquent donc de ne pas faire long feu.
Celles qui font preuve de créativité peuvent obtenir plus de responsabilités et participer activement au processus de gestion des projets et collaborer avec les consultants. Elles peuvent ainsi être appelées à analyser les besoins et à proposer des solutions. Comme la plupart des entreprises modernes ont de nombreux contacts avec l’étranger, le bilinguisme est de plus en plus important car, dans ce métier, on peut être amené à produire des rapports ou des présentations en anglais.
Dans le cas du personnel administratif, les départs à la retraite créent de nombreuses possibilités d’emploi qui profitent aux personnes nouvellement diplômées. Soulignons, en terminant, que de nombreux emplois en soutien administratif sont régulièrement offerts dans des secteurs d’activité aussi variés que la finance, l’assurance, l’immobilier, la santé, l’information, la culture et l’administration publique.
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