Formation en bureautique – Qu’est-ce que PowerPoint?

5 février 2014 | Québec

De façon générale, PowerPoint est un logiciel qui permet de créer des documents pouvant être présentés à l’aide d’un projecteur. L’utilisation d’un tel document pour annoncer un rapport ou une proposition s’appelle une présentation. À l’heure actuelle, PowerPoint est le logiciel de présentation qui est le plus utilisé dans le monde. Grâce à PowerPoint, il est possible de créer des écrans qui incorporent de manière efficace du texte en couleur, des photographies, des dessins, des tableaux, des graphiques et des films ainsi que des transitions de l’un à l’autre comme un diaporama. Ceux qui le souhaitent peuvent ajouter des effets sonores et de la narration. La fonction d’animation, quant à elle, permet d’animer le texte et les illustrations.

Qu’il s’agisse de réunions d’information à l’interne, de rendez-vous commerciaux avec des clients ou de comptes rendus d’analyse, les présentations PowerPoint se sont imposées dans le quotidien de moult professionnels. Les présentations ont le privilège de clarifier le propos et de renforcer la mémorisation. Or, les cadres et les dirigeants d’entreprise n’ont pas toujours le temps de préparer eux-mêmes leurs présentations et c’est dans cette optique que, de nos jours, les secrétaires, assistants et adjoints administratifs sont de plus en plus appelés à préparer les présentations de leurs patrons et à utiliser PowerPoint pour ce faire.

Les conseils suivants devraient pouvoir aider les personnes qui ont à bâtir des présentations PowerPoint dans le cadre de leur travail, les étudiants qui ont besoin d’y recourir dans le cadre d’un cours ou toute autre personne qui doit préparer une présentation.

• Avant même de se mettre au travail, il serait important de préciser l’objectif de la présentation. Attelez-vous au contenu et faites un plan détaillé. Lorsque vous vous mettrez à la tâche, veillez à ne pas surcharger le contenu des diapositives. Assurez-vous d’inclure des graphiques simples et bien construits pour que l’interlocuteur puisse facilement suivre le fil de votre raisonnement. Construisez votre discours intelligemment pour faire en sorte que votre présentation ne soit pas trop longue et que son rythme soit soutenu du début jusqu’à la fin.
• Considérez le style et la taille de la police, les couleurs, le niveau de contraste entre la couleur du texte et l’arrière-plan. Utilisez les modèles de mise en page qui sont proposés, des images (si elles sont pertinentes), des titres, des listes à puces (pour éviter de surcharger les diapositives avec trop de texte) et des transitions entre les diapositives. N’abusez pas des chiffres et n’utilisez pas de langage trop technique afin de ne pas brouiller l’auditoire. Rappelez-vous que toutes les données et les termes utilisés devraient être simples et compréhensibles pour tous. Incluez des diapositives vierges à la fin de chaque séquence pour une courte pause qui permettra à l’auditoire d’assimiler ce qui précède. Sachez captiver l’auditoire mais sans verser dans le tape-à-l’œil (un arrière-plan trop élaboré, par exemple). Finissez la présentation avec un message mobilisateur. 
• PowerPoint permet aussi de créer des vidéos professionnelles qui ont l’avantage de réveiller l’auditoire lors de la présentation. Si vous êtes à l’aise, il ne faudrait pas hésiter à les utiliser.
• Tous les documents peuvent être imprimés et distribués, préférablement à la fin de la présentation (pour ne pas distraire l’auditoire). Dans tous les cas, il serait important de faire un test dans la salle où la projection aura lieu pour vous assurer que la présentation sera bien lisible pour tous les participants.
• En terminant, toute présentation PowerPoint réussie devrait être rédigée avec les mots qui conviennent et aucune faute d’orthographe ne devrait apparaître dans les diapositives puisque c’est votre crédibilité toute entière– ainsi que celle de la personne qui présente - qui en dépend. En dernier lieu, souvenez-vous toujours que dans le cas des présentations, la sobriété a bien souvent meilleur goût.

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