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28 mars 2014 | Ontario
Malgré les percées d’une technologie qui progresse à toute allure et qui empiète directement sur leurs activités, les métiers liés au secrétariat (secrétaire administratif/secrétaire administrative, secrétaire-sténodactylo, technicien/technicienne en bureautique, téléphoniste-secrétaire, assistant administratif en milieu juridique ou médical/ assistante administratif en milieu juridique ou médical) continuent d’avoir le vent dans les voiles en 2014.
Contrairement à ce qu’on aurait pu croire il y a trente ans, l’avènement des ordinateurs, des logiciels de bureautique et des outils de gestion de bases de documents n’a a pas nécessairement contribué à la réduction du volume de travail. Bien que certaines tâches aient été éliminées ou que d’autres soient maintenant exécutées plus rapidement, l’arrivée d’Internet n’a pas nécessairement allégé ou simplifié le travail de bureau. La nature du travail a plutôt évolué alors que les tâches, de leur côté, continuent de changer. Tant et si bien que le personnel de soutien administratif de nos jours doit sans cesse s’adapter pour pouvoir faire face à de nouveaux défis.
Il va sans dire que le temps où il fallait recommencer à dactylographier sa page lorsqu’on faisait la moindre faute d’orthographe est maintenant révolu. Si elles étaient uniquement chargées des tâches de sténographie et de dactylographie dans un passé encore pas si lointain, les adjointes administratives passent désormais la plus grande partie de leur temps à créer des modèles de documents, à gérer des tableaux de bord, à faire le suivi des dossiers clients et à veiller à la mise à jour du site Web de l’entreprise. L’éditique, qui consiste à produire des documents électroniques et multimédias, est dorénavant un nouvel attribut de ces professionnelles.
Le développement et l’importance croissante des nouvelles technologies entraînent de profonds changements dans nos modes de fonctionnement personnels et professionnels, devenus complètement informatisés. La bureautique est, à cet égard, d’usage universel puisque l’on retrouve les mêmes outils et logiciels aussi bien chez soi qu’au travail. On parle principalement de Word, d’Excel, d’Access, de PowerPoint mais aussi de Photoshop, d’Illustrator, de QuarkXpress et de Lotus Notes. Il faut savoir maîtriser tous ces outils et logiciels.
Le travail des adjoints administratifs modernes est forcément plus intéressant et le niveau de responsabilité plus élevé. Alors qu’elles n’étaient auparavant que de simples exécutantes, elles sont devenues, avec le temps, multifonctionnelles et les patrons s’attendent désormais à ce qu’elles prennent des initiatives. Cela dit, même si les adjointes administratives d’aujourd’hui ont plus de cordes à leur arc que celles de jadis, elles continuent néanmoins de répondre au téléphone, de traiter le courrier, de recevoir les clients et de produire de beaux rapports. L’exécution des tâches, notamment celles liées à la coordination et à l’organisation au sein de l’équipe, est facilité par la formation qu’elles ont acquise avant de prendre d’assaut le marché du travail.
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