Travailler comme commis de soutien administratif

7 août 2014 | Alberta

Les commis de soutien administratif compilent, vérifient, consignent et traitent des formules et des documents, tels que des demandes, des permis, des licences, des contrats, des immatriculations et des bons de commande, conformément aux méthodes, aux lignes directrices et aux calendriers établis, à l’aide de systèmes de traitement informatisés et manuels. Ils travaillent dans les secteurs public et privé.

Au jour le jour, ils sont appelés à effectuer les tâches suivantes :

• tenir l’inventaire des fournitures de bureau et renouveler le stock au besoin;
• préparer des rapports et des présentations et donner des renseignements au personnel et au public au sujet des règles, des règlements et des procédures de l’entreprise ou du programme;
• aider à la coordination des procédures administratives, telles que la présentation des budgets, l’administration des contrats et les horaires de travail;
• effectuer certaines tâches comptables;
• organiser et coordonner, s’il y a lieu, le volume de travail destiné aux commis de bureau généraux et aux commis responsables de la saisie des données.
• s’occuper de la mise à jour de sites Web;
• monter des bases de données;
• organiser des événements.

Pour exercer ce métier, il est important d’avoir des connaissances de base en informatique, notamment sur les logiciels de bureautique et une bonne maîtrise de la langue française parlée et écrite. Comme les commis de soutien administratif sont amenés, de plus en plus souvent, à produire des rapports ou des présentations en anglais, le bilinguisme est un atout de taille pour ceux qui veulent débuter une telle carrière.

Il est important de souligner que l’utilisation des nouvelles technologies accroît les responsabilités des commis de soutien administratif sur le plan de la gestion et de l’information. Le roulement de la main-d’œuvre et les départs à la retraite créent aussi des possibilités d’emploi. Comme plusieurs emplois sont régulièrement offerts dans différents secteurs d’activité (finance, assurance, immobilier, santé, assistance sociale, information, culture, loisirs, administration publique, etc.), les personnes intéressées par ce métier peuvent travaillent dans le secteur d’activité qui leur plaît le plus ou changer de secteur afin d’explorer de nouveaux horizons.

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