23 août 2013 | Québec
Le travail d’équipe en formation : relever le défi de la collaboration
Le travail d’équipe fait partie de nombreuses expériences d’apprentissage. Présentation, projet, étude de cas ou exercice pratique : les occasions de collaborer avec d’autres étudiants peuvent être nombreuses au cours d’une formation.
Mais travailler à plusieurs ne garantit pas automatiquement un travail plus facile ou plus efficace. Les membres d’une équipe peuvent avoir des disponibilités, des méthodes de travail, des idées et des façons de communiquer différentes.
Apprendre à collaborer permet non seulement de mieux mener un projet commun, mais aussi de développer des compétences utiles dans le monde du travail, telles que la communication, l’organisation, l’écoute, l’adaptabilité et la résolution de problèmes.
Alors, comment faire pour qu’un travail d’équipe se déroule efficacement?
Comprendre l’objectif avant de commencer
Avant de répartir les tâches, assurez-vous que tous les membres de l’équipe comprennent ce qui est demandé.
Prenez quelques minutes pour examiner les consignes, déterminer le résultat attendu et vous entendre sur la manière dont vous souhaitez réaliser le projet.
Cette première discussion peut éviter bien des problèmes par la suite. Deux personnes peuvent lire les mêmes consignes et en avoir une compréhension différente.
Un objectif commun clairement défini aide donc l’équipe à avancer dans la même direction.
Répartir clairement les responsabilités
Une fois l’objectif établi, déterminez qui fait quoi et pour quand.
La répartition des responsabilités peut tenir compte des forces de chacun, mais elle doit également être suffisamment équilibrée pour que tous les membres contribuent au projet.
Il peut être utile de préciser :
- les tâches dont chaque personne est responsable;
- les échéances à respecter;
- les moments prévus pour mettre le travail en commun;
- la personne responsable de certaines étapes, telles que la révision finale ou la préparation d’une présentation.
Il ne s’agit pas de créer une organisation complexe. Une répartition claire permet d’éviter que certaines tâches soient oubliées, répétées ou laissées à la dernière minute.
Communiquer régulièrement
Une équipe efficace n’a pas nécessairement besoin de multiplier les réunions. Elle doit toutefois maintenir une communication suffisamment régulière pour que chacun sache où en est le projet.
Les rencontres en personne ou à distance peuvent servir à faire le point, à partager les progrès réalisés et à résoudre rapidement les difficultés.
Entre les rencontres, les outils de communication et de collaboration peuvent également faciliter le partage de documents et le suivi des différentes tâches.
L’important est que tous les membres sachent comment communiquer avec l’équipe et où trouver les informations nécessaires au projet.
Écouter les idées des autres
Le travail d’équipe implique nécessairement de confronter différentes idées et façons de voir les choses.
Votre première idée ne sera pas toujours retenue, et c’est tout à fait normal.
Écouter les autres, poser des questions et être capable de reconsidérer sa propre proposition permettent souvent d’améliorer le résultat final. Cela ne signifie pas qu’il faut toujours être d’accord, mais plutôt qu’il faut être capable de discuter des différentes possibilités dans le respect des autres.
Cette capacité à collaborer fait partie des compétences qui peuvent également être transférables dans un contexte professionnel.
Respecter ses engagements envers l’équipe
Le fonctionnement d’un groupe dépend en partie de la contribution de chacun.
Lorsqu’une personne accepte une responsabilité ou une échéance, les autres membres de l’équipe organisent souvent leur propre travail en conséquence. Un retard peut donc avoir des répercussions sur l’ensemble du projet.
Si vous réalisez que vous ne pourrez pas respecter un engagement, prévenez les autres membres le plus rapidement possible plutôt que d’attendre l’échéance.
L’équipe pourra alors chercher une solution, modifier certaines responsabilités ou ajuster son organisation.
Que faire lorsqu’un membre de l’équipe ne fait pas sa part?
C’est l’une des difficultés les plus fréquentes du travail en groupe.
Avant de conclure qu’une personne manque de motivation, essayez de comprendre la situation. Les responsabilités étaient-elles suffisamment claires? L’échéance avait-elle été comprise? La personne rencontre-t-elle une difficulté particulière?
Une discussion directe et respectueuse permet parfois de régler rapidement le problème.
Si la situation persiste, l’équipe peut revoir la répartition des responsabilités et préciser ce qui est attendu de chacun. Dans un contexte scolaire, il peut également être approprié de demander conseil à l’enseignant lorsque le problème compromet sérieusement la réalisation du travail.
Comment gérer un désaccord au sein d'une équipe?
Les désaccords ne sont pas nécessairement négatifs. Ils peuvent même conduire à de meilleures solutions lorsqu’ils sont bien gérés.
Lorsqu’un différend survient, concentrez-vous sur le problème à résoudre plutôt que sur la personne.
Expliquez votre point de vue, écoutez celui des autres et cherchez les éléments sur lesquels vous pouvez vous entendre. Revenez également aux objectifs et aux consignes du projet : ils peuvent parfois permettre de départager différentes propositions.
Le compromis n’implique pas nécessairement que chacun obtienne exactement ce qu’il souhaite. L’objectif est plutôt de trouver une solution qui permette à l’équipe d’avancer.
Apprendre à collaborer avec différentes personnalités
Dans un travail d’équipe, vous ne choisirez pas toujours vos coéquipiers.
Et c’est justement l’un des enseignements intéressants de l’exercice.
Certaines personnes aiment planifier longtemps à l’avance alors que d’autres préfèrent avancer progressivement. Certaines prennent facilement la parole, tandis que d’autres ont besoin de plus de temps pour exprimer leurs idées.
Une équipe efficace ne cherche pas nécessairement à faire travailler tout le monde de la même façon. Elle apprend plutôt à tirer parti des forces de chacun, tout en établissant des règles communes suffisamment claires pour mener le projet à bien.
Faire un bilan à la fin du projet
Une fois le travail terminé, prenez quelques instants pour réfléchir à la manière dont l’équipe a fonctionné.
Qu’est-ce qui a bien marché? Qu’auriez-vous pu mieux organiser? La répartition des responsabilités était-elle efficace? Avez-vous suffisamment communiqué? Comment avez-vous réagi aux difficultés?
Cette réflexion peut vous aider à mieux comprendre votre propre façon de travailler avec les autres et à améliorer votre collaboration lors d’un prochain projet.
Du travail d’équipe aux compétences professionnelles
Les travaux réalisés pendant une formation ne servent pas uniquement à maîtriser les notions étudiées. Ils peuvent également permettre de développer des façons de travailler qui seront utiles par la suite.
Savoir écouter, exprimer clairement ses idées, respecter ses engagements, contribuer à un objectif commun, résoudre un désaccord et s’adapter aux autres sont autant de compétences mobilisables dans divers environnements professionnels.
Apprendre à bien travailler en équipe pendant ses études, c’est donc aussi apprendre à collaborer avec les autres dans des situations où chacun apporte ses connaissances, son expérience et sa façon de résoudre les problèmes.
Foire aux questions
1. Comment bien organiser un travail d’équipe?
Commencez par vous assurer que tous les membres comprennent l’objectif et les consignes. Répartissez ensuite clairement les responsabilités, fixez des échéances et déterminez comment l’équipe communiquera et partagera son travail.
2. Comment répartir équitablement les tâches?
Il ne s’agit pas nécessairement de donner exactement le même nombre de tâches à chacun. Tenez compte de leur complexité, du temps nécessaire à leur réalisation et, le cas échéant, des forces de chaque membre.
3. Que faire si un coéquipier ne respecte pas les échéances?
Parlez-en rapidement avec la personne pour comprendre la situation et trouver une solution. Si les retards persistent et compromettent le projet, il peut être nécessaire de revoir la répartition des tâches ou de demander conseil à l’enseignant.
4. Comment éviter les conflits dans un travail d’équipe?
Une communication claire dès le départ permet de prévenir plusieurs problèmes. Définissez les responsabilités, les échéances et les attentes de l’équipe. Lorsqu’un désaccord survient, concentrez la discussion sur le problème et les solutions possibles plutôt que sur les personnes.
5. Quelles compétences peut-on développer grâce au travail d’équipe?
Le travail d’équipe peut notamment contribuer au développement de la communication, de l’écoute, de l’organisation, de l’adaptabilité, de la résolution de problèmes et de la capacité à collaborer avec des personnes différentes.
Pour aller plus loin
👉 Comment réussir sa formation au Québec : ce qu’il faut savoir
👉 Comment étudier efficacement et mieux retenir ce qu’on apprend?
👉 Comment trouver les méthodes d’apprentissage qui vous conviennent?
👉 Comment se fixer des objectifs réalistes pour réussir ses études et son projet professionnel?
